Vous souhaitez numériser vos documents d’entreprise en bonne et due forme ? Pour extraire le contenu de vos documents papier efficacement, équipez vos scanners et vos multifonctions de la technologie OCR. Cette technologie de numérisation de documents convertit rapidement et sans erreur les supports physiques en fichiers numériques. Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez les caractéristiques et les avantages de l’OCR.
Qu’est-ce que la technologie OCR ?
L’OCR (Optical Character Recognition) ou la Reconnaissance Optique de Caractères est une technologie qui permet l’extraction de texte sur les supports papier. Autrement dit, en scannant un document papier sur un périphérique doté de l’OCR, vous pouvez convertir son contenu en fichier numérique. Ainsi, vous pouvez transformer vos factures papier en fichier PDF, Word ou d’autres formats normés.
De nos jours, de nombreux modèles de scanners, de copieurs et d’imprimantes multifonctions disposent d’un logiciel OCR intégré. Toutefois, cela reste une version basique de cette technologie. Pour exploiter tout son potentiel, munissez-vous d’un logiciel de numérisation de documents. Il suffit de connecter votre poste de travail et le périphérique pour capturer et numériser les documents papier.
Pour se procurer un bon logiciel de numérisation, adressez-vous à un fournisseur de solutions logicielles de confiance.
Quel est l’intérêt de l’OCR pour la numérisation de documents ?
À l’ère du digital, la numérisation de documents n’est plus une tendance, mais une nécessité pour les professionnels. Entreprises privées, administrations ou collectivités, toutes les structures en Europe doivent être capables d’émettre et de réceptionner des documents numérisés. Aussi, pour numériser vos documents dans les règles de l’art, l’OCR est un choix judicieux.
L’OCR assure la numérisation de documents de manière efficace
Pour extraire les contenus d’un support physique, l’OCR utilise des algorithmes avancés capables de reconnaître les différents caractères présents. Il reconnaît la police des caractères et la langue des textes extraits. En plus des textes imprimés, il peut extraire le contenu des documents manuscrits. Vous avez même des versions avancées de l’OCR qui sont capables d’extraire les structures comme les tableaux et les formulaires. En d’autres mots, cette technologie est parfaite pour numériser tous types de documents de manière optimale. Plus besoin de saisir les informations à la main, ce qui évite les erreurs de saisie. Bien évidemment, une vérification après la numérisation de documents reste une étape essentielle pour prévenir d’éventuels soucis.
L’OCR permet de gagner du temps
Dans certains secteurs d’activité, il est nécessaire de dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise. Dans ces cas, un projet de numérisation de documents peut prendre un certain temps à réaliser. La question est : « votre société peut-elle se permettre un arrêt total ou partiel de son activité sur une longue période ? ». Si ce n’est pas le cas, il est dans votre intérêt d’accélérer le processus de numérisation des documents. C’est justement ce que l’OCR offre en permettant de convertir vos documents papier en documents électroniques en quelques étapes. Qui plus est, vous pouvez gagner du temps en optant pour une numérisation par lots. Pour rappel, cette méthode permet de dématérialiser une grande quantité de documents en une seule opération.
Remarque : Pour une numérisation par lots, il vous faut un scanner équipé d’un chargeur automatique.
L’OCR offre un coup de pouce pour la gestion documentaire
Attention, ne commettez pas l’erreur de croire que tout est terminé après la conversion en documents numériques. Après cette étape, vous devez encore trier et classer les documents pour créer une base de données cohérente et organisée. Pour cela, il faut ajouter à chaque document numérique des métadonnées, qui sont des informations structurées décrivant la nature du fichier. Elles fournissent des informations clés comme la date de création du fichier, le format du document, le nom de l’auteur, etc. En pratique, l’OCR ne permet pas de créer directement des métadonnées. Néanmoins, l’extraction des informations du document facilite leur création. C’est donc un atout non négligeable pour une bonne gestion des documents.
L’OCR possède de nombreuses applications
La technologie OCR est essentielle dans de nombreux domaines tels que la reconnaissance de codes-barres, de formulaires ou de cartes visite. Dans le cadre de la numérisation, cette technologie assure la transformation numérique de différents types de documents. Cela va des plus communs comme les factures et les contrats au plus spécifique à chaque domaine comme les dossiers de patients. Cet outil de numérisation de documents est donc pratique pour toute structure souhaitant entrer dans l’ère du numérique. Cela inclut les entreprises privées, les administrations et les collectivités locales. Mais, retenez que ce type de projet n’est pas une tâche aisée, car la dématérialisation inclut aussi la transformation des processus métier.
Si besoin, faites appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation de documents et l’archivage électronique pour piloter votre projet.